# Rà soát Pool Quality và làm sạch dữ liệu

### Mục tiêu <a href="#mc-tiu" id="mc-tiu"></a>

Hướng dẫn Quản lý tuyển dụng **rà soát chất lượng toàn bộ Kho nhân tài và thực hiện làm sạch dữ liệu định kỳ**, để loại bỏ hồ sơ kém chất lượng, cập nhật dữ liệu lỗi thời và đảm bảo mỗi Kho luôn phản ánh đúng nguồn nhân tài thực sự có giá trị.

***

### Khi nào dùng <a href="#khi-no-dng" id="khi-no-dng"></a>

* Định kỳ **6 tháng/lần** để rà soát toàn bộ hệ thống.
* Trước khi **triển khai chiến dịch Tuyển dụng lớn** cần đảm bảo dữ liệu Kho sạch và chính xác.
* Sau chiến dịch **Tái xác nhận quyền dữ liệu** để xử lý nhóm từ chối và không phản hồi.
* Khi nhận thấy **chỉ số Kho đi xuống** (tỉ lệ tương tác giảm, Chất lượng Kho thấp dần) dù vẫn đang chạy chiến dịch Nuôi dưỡng.

***

### Các bước thực hiện <a href="#cc-bc-thc-hin" id="cc-bc-thc-hin"></a>

### Bước 1: Xem tổng quan chất lượng dữ liệu toàn hệ thống <a href="#bc-1-xem-tng-quan-cht-lng-d-liu-ton-h-thng" id="bc-1-xem-tng-quan-cht-lng-d-liu-ton-h-thng"></a>

* Trên thanh menu bên trái, chọn **Trung tâm nhân tài → Kho nhân tài**.
* Xem nhanh toàn bộ danh sách Kho, chú ý các Kho đang ở trạng thái:
  * 🔴 Cần hành động
  * Chất lượng Kho: Thấp
  * Tỉ lệ tương tác < 5%
* Đây là những Kho cần ưu tiên rà soát và làm sạch trước.

**Lập danh sách ưu tiên rà soát:**

| Kho nhân tài        | Tổng nhân tài | Tỉ lệ tương tác | Chất lượng | Lần cập nhật cuối | Ưu tiên       |
| ------------------- | ------------- | --------------- | ---------- | ----------------- | ------------- |
| Kho – Kho vận – ĐN  | 95            | 3%              | Thấp       | 8 tháng trước     | 🔴 Cao        |
| Kho – Thu ngân – HN | 280           | 8%              | Trung bình | 4 tháng trước     | 🟡 Trung bình |
| Kho – NVKD – TP.HCM | 450           | 18%             | Cao        | 2 tuần trước      | 🟢 Thấp       |

### Bước 2: Phát hiện các nhóm dữ liệu cần làm sạch <a href="#bc-2-pht-hin-cc-nhm-d-liu-cn-lm-sch" id="bc-2-pht-hin-cc-nhm-d-liu-cn-lm-sch"></a>

Với mỗi Kho cần rà soát, bấm vào và dùng bộ lọc để phát hiện từng nhóm có vấn đề:

**Nhóm 1 – Hồ sơ lâu không tương tác:**

* Bộ lọc: Ngày tương tác gần nhất > 180 ngày.
* Đây là nhóm "nguội", chiếm tỉ lệ lớn làm kéo thấp Tỉ lệ tương tác của toàn Kho.
* Hành động: chạy chiến dịch tái kích hoạt hoặc chuyển sang trạng thái Tạm ngưng.

**Nhóm 2 – Hồ sơ thiếu thông tin quan trọng:**

* Bộ lọc: Email = trống HOẶC Số điện thoại = trống HOẶC Vị trí mong muốn = trống.
* Đây là hồ sơ không thể liên hệ hoặc không thể phân loại đúng Kho.
* Hành động: giao nhân viên bổ sung thông tin hoặc loại khỏi Kho nếu không thể cập nhật.

**Nhóm 3 – Hồ sơ có email/số điện thoại lỗi:**

* Vào **Báo cáo → Nhật ký Email** → lọc trạng thái Trả về (Bounced).
* Đây là hồ sơ email không tồn tại hoặc hộp thư đầy.
* Hành động: đánh dấu email không hợp lệ, nhân viên liên hệ qua Zalo/điện thoại để cập nhật.

**Nhóm 4 – Hồ sơ đã từ chối đồng ý (từ chiến dịch Tái xác nhận):**

* Bộ lọc: Trạng thái đồng ý = Đã từ chối HOẶC nhãn `REVOKED_CONSENT_2026`.
* Hành động: loại hoàn toàn khỏi tất cả Kho đang dùng cho chiến dịch, chuyển sang trạng thái Không liên hệ.

**Nhóm 5 – Hồ sơ trùng lặp:**

* Trong **Trung tâm nhân tài → Hồ sơ nhân tài**, dùng chức năng phát hiện trùng lặp.
* Lọc theo: cùng email hoặc cùng số điện thoại.
* Hành động: gộp hồ sơ trùng, giữ lại hồ sơ đầy đủ thông tin hơn.

**Nhóm 6 – Hồ sơ bị đánh dấu blacklist:**

* Bộ lọc: nhãn = Blacklist hoặc Trạng thái CRM = Không phù hợp.
* Đây là nhân tài từng bị loại vì lý do nghiêm trọng (gian lận, thái độ xấu…).
* Hành động: đảm bảo nhóm này không nằm trong bất kỳ Kho nào đang hoạt động.

### Bước 3: Thực hiện làm sạch dữ liệu <a href="#bc-3-thc-hin-lm-sch-d-liu" id="bc-3-thc-hin-lm-sch-d-liu"></a>

Sau khi xác định được từng nhóm có vấn đề, thực hiện theo thứ tự:

**Bước 3.1 – Xử lý nhóm từ chối đồng ý và blacklist (ưu tiên cao nhất):**

* Chọn tất cả → Thao tác hàng loạt → Cập nhật trạng thái CRM = "Không liên hệ".
* Loại khỏi tất cả Kho đang hoạt động.
* Dừng toàn bộ chiến dịch đang chạy với nhóm này.

**Bước 3.2 – Xử lý nhóm email lỗi (Bounced):**

* Chọn tất cả hồ sơ có email Trả về → Thao tác hàng loạt → Đánh dấu email không hợp lệ.
* Giao nhân viên tuyển dụng ưu tiên cập nhật email mới qua kênh Zalo/điện thoại trong 2 tuần.
* Sau 2 tuần, nếu chưa cập nhật được → chuyển sang trạng thái Tạm ngưng.

**Bước 3.3 – Xử lý nhóm hồ sơ trùng lặp:**

* Dùng tính năng **Gộp hồ sơ**: chọn 2 hồ sơ trùng → so sánh → chọn giữ trường nào → xác nhận gộp.
* Toàn bộ lịch sử tương tác của cả 2 hồ sơ sẽ được hợp nhất vào 1.

**Bước 3.4 – Xử lý nhóm lâu không tương tác:**

Tùy tình trạng, xử lý theo 2 hướng:

* **Hướng 1 – Còn muốn giữ lại**: chạy chiến dịch tái kích hoạt (đã có use case riêng). Nếu sau chiến dịch vẫn không phản hồi → chuyển sang hướng 2.
* **Hướng 2 – Chuyển Tạm ngưng**: Thao tác hàng loạt → Cập nhật trạng thái CRM = "Tạm ngưng – Ít ưu tiên" → Loại khỏi các chiến dịch marketing chủ động.

**Bước 3.5 – Xử lý nhóm thiếu thông tin:**

* Giao nhân viên tuyển dụng: điền vào danh sách cần bổ sung thông tin, liên hệ từng người trong vòng 2 tuần.
* Sau 2 tuần, hồ sơ nào vẫn thiếu trường quan trọng (email/SĐT) → chuyển sang Tạm ngưng hoặc loại khỏi Kho.

### Bước 4: Rà soát cấu hình từng Kho sau khi làm sạch <a href="#bc-4-r-sot-cu-hnh-tng-kho-sau-khi-lm-sch" id="bc-4-r-sot-cu-hnh-tng-kho-sau-khi-lm-sch"></a>

Sau khi loại bỏ các hồ sơ có vấn đề, rà soát lại cấu hình của từng Kho:

**Kiểm tra điều kiện lọc của Kho động:**

* Điều kiện có còn phù hợp với chiến lược tuyển dụng hiện tại không?
* Ví dụ: Kho "Nhân viên kinh doanh – TP.HCM" có cần mở rộng thêm khu vực Bình Dương, Đồng Nai không?
* Điều kiện có đang lọc đúng đối tượng không hay đang lấy vào nhiều hồ sơ không liên quan?

**Kiểm tra điều kiện bắt buộc loại trừ:**

* Đảm bảo tất cả Kho đều có điều kiện loại trừ:
  * Trạng thái đồng ý ≠ Đã từ chối.
  * Trạng thái CRM ≠ Không liên hệ / Blacklist / Tạm ngưng.
* Nếu chưa có → thêm vào ngay để các chiến dịch sau không gửi nhầm cho nhóm này.

**Kiểm tra người phụ trách:**

* Tất cả Kho có người phụ trách chưa?
* Kho nào chưa có → giao ngay cho nhân viên tuyển dụng phù hợp.

### Bước 5: Đánh giá lại chỉ số Kho sau khi làm sạch <a href="#bc-5-nh-gi-li-ch-s-kho-sau-khi-lm-sch" id="bc-5-nh-gi-li-ch-s-kho-sau-khi-lm-sch"></a>

Sau khi hoàn tất làm sạch, xem lại các chỉ số:

| Chỉ số                    | Trước làm sạch | Sau làm sạch | Thay đổi               |
| ------------------------- | -------------- | ------------ | ---------------------- |
| Tổng nhân tài             | 1.200          | 890          | -310 (đã loại/lưu trữ) |
| % Hồ sơ có đủ email + SĐT | 62%            | 94%          | ↑ +32%                 |
| % Đã đồng ý hợp lệ        | 41%            | 89%          | ↑ +48%                 |
| Tỉ lệ tương tác           | 7%             | 19%          | ↑ +12%                 |
| Chất lượng Kho            | Thấp           | Cao          | ↑ Cải thiện 2 bậc      |

**Nhận định:**

* Kho giảm số lượng nhưng **tất cả chỉ số chất lượng đều tăng** → đây là kết quả đúng hướng.
* Kho "nhỏ nhưng sạch" **hiệu quả hơn** Kho "to nhưng đầy hồ sơ rác" khi triển khai tuyển dụng.

### Bước 6: Lập kế hoạch bảo trì định kỳ <a href="#bc-6-lp-k-hoch-bo-tr-nh-k" id="bc-6-lp-k-hoch-bo-tr-nh-k"></a>

Sau mỗi đợt làm sạch, thiết lập kế hoạch để duy trì chất lượng Kho lâu dài:

**Lịch rà soát định kỳ:**

* Hàng tháng: kiểm tra email Trả về và hồ sơ thiếu thông tin mới phát sinh.
* Hàng quý: rà soát nhóm lâu không tương tác, chạy chiến dịch tái kích hoạt nếu cần.
* 6 tháng/lần: làm sạch toàn diện như quy trình trên.
* 12–24 tháng/lần: chạy chiến dịch Tái xác nhận quyền dữ liệu.

**Giao nhiệm vụ định kỳ cho đội nhóm:**

* Nhân viên tuyển dụng: hàng tuần cập nhật email/SĐT cho hồ sơ bị Trả về trong Kho phụ trách.
* Quản lý tuyển dụng: hàng tháng xem Widget "Nhân tài cần cập nhật" trên từng Kho và giao việc xử lý.

***

### Kết quả <a href="#kt-qu" id="kt-qu"></a>

* Toàn bộ Kho nhân tài được **làm sạch và chuẩn hóa**: loại bỏ hồ sơ rác, cập nhật dữ liệu lỗi thời, đảm bảo chỉ giữ lại nhân tài có giá trị thực sự.


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.mhiring.vn/quan-ly-tuyen-dung/quan-ly-tuan-thu-du-lieu/ra-soat-pool-quality-va-lam-sach-du-lieu.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.