# Đồng bộ nhân tài từ hệ thống ATS

### Mục tiêu <a href="#mc-tiu" id="mc-tiu"></a>

Hướng dẫn cách **đồng bộ hồ sơ ứng viên từ hệ thống ATS (Applicant Tracking System) sang MBW TRM**, giúp bạn tận dụng nguồn ứng viên chất lượng đã có trong ATS để nuôi dưỡng và tái sử dụng cho các cơ hội tuyển dụng trong tương lai.

***

### Khi nào dùng <a href="#khi-no-dng" id="khi-no-dng"></a>

* Công ty bạn đang sử dụng **hệ thống ATS** (ví dụ: MBW ATS, Workable, Base, Zoho Recruit…) để quản lý quy trình tuyển dụng.
* Bạn muốn đưa các ứng viên từ ATS sang TRM để:
  * **Nuôi dưỡng lại** những ứng viên chưa trúng tuyển nhưng có tiềm năng (silver medalists).
  * **Tái sử dụng** nguồn ứng viên chất lượng cho các tin tuyển dụng mới trong tương lai.
  * **Xây dựng kho nhân tài tập trung** từ tất cả các đợt tuyển dụng trước đó.
* Bạn muốn tránh mất dữ liệu ứng viên khi tin tuyển dụng đóng hoặc khi chuyển đổi hệ thống.
* Bạn muốn tự động đồng bộ dữ liệu giữa 2 hệ thống thay vì nhập thủ công.

***

### Điều kiện tiên quyết <a href="#iu-kin-tin-quyt" id="iu-kin-tin-quyt"></a>

Trước khi thực hiện, đảm bảo:

1. **Hệ thống ATS đã được tích hợp với MBW TRM**
   * Admin/IT đã thiết lập kết nối API giữa 2 hệ thống.
   * Bạn có quyền truy cập cả ATS và TRM.
2. **Dữ liệu trong ATS đã đầy đủ**
   * Các trường quan trọng (họ tên, email, số điện thoại) đã được điền đầy đủ trong ATS.
   * Ứng viên đã được phân loại rõ ràng theo tin tuyển dụng (Job), giai đoạn (Stage), kết quả (Hired, Rejected…).
3. **Bạn đã xác định rõ nhóm ứng viên cần đồng bộ**
   * Ví dụ: Tất cả ứng viên từ tin "Sales Manager Q4 2025".
   * Hoặc: Chỉ ứng viên ở giai đoạn "Phỏng vấn vòng cuối" trở đi.
   * Hoặc: Ứng viên bị từ chối nhưng được đánh giá cao.

***

### Các bước thực hiện <a href="#cc-bc-thc-hin" id="cc-bc-thc-hin"></a>

***

#### Bước 1 – Mở chức năng “Đồng bộ từ ATS”

1. Vào phân hệ **Kho nhân tài (Talent Pool)** trong Talent TRM.​

<figure><img src="/files/Q4JmsSG3sEalYd3yzxAG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. Ở khu vực tạo mới hồ sơ, chọn ô **Đồng bộ từ ATS (Sync from ATS)**.​

<figure><img src="/files/HeJDqCoISGtFlKwG76cM" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

***

#### Bước 2 – Chọn kết nối ATS (Select Connection)

Màn hình hiển thị danh sách các kết nối ATS đã được Quản trị hệ thống (Admin) cấu hình.​

1. Chọn kết nối ATS đang dùng (ví dụ: **Demo Admin – MBW ATS**, trạng thái **Đang hoạt động – Active**).​
2. Nhấn **Kế tiếp** để sang bước 2 – **Lọc và đồng bộ (Filter & Sync)**.​

{% hint style="info" %}
Với HR, chỉ cần chọn đúng kết nối; phần cấu hình kỹ thuật (khóa API, đường dẫn kết nối…) đã do Admin thiết lập trước đó.​
{% endhint %}

***

#### Bước 3 – Cấu hình điều kiện lọc ứng viên (Filter Conditions)

Tại bước **Lọc và đồng bộ (Filter & Sync)**, bạn quyết định **ứng viên nào trong ATS sẽ được đồng bộ sang**.​

<figure><img src="/files/ge6tJ73kG3povgxOnCYT" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Nếu bạn **để trống phần điều kiện**, hệ thống sẽ cố gắng đồng bộ **tất cả ứng viên đang ở trạng thái hoạt động** trong ATS.
* Nếu muốn lọc, nhấn **Thêm điều kiện (+ Add a condition)**.​

Trong ô **Trường (Field)**, bạn có các lựa chọn:​

<figure><img src="/files/ycc3yhfLLR5hvWdcTF7a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Trạng thái** – trạng thái ứng viên trong ATS (New, Qualified, Interview, Rejected…).
* **Đã đủ trường bắt buộc (Minimum Required Fields)** – chỉ đồng bộ ứng viên đã điền đủ các trường tối thiểu.
* **Kỹ năng (Skills)** – chỉ đồng bộ ứng viên có kỹ năng nhất định.
* **Thẻ (Tags)** – đồng bộ theo thẻ/nhãn gắn trong ATS.
* **Cấp độ kinh nghiệm (Experience Level)** – đồng bộ theo seniority.
* **Điểm (Score)** – đồng bộ theo điểm đánh giá.​

Ví dụ:

* Chỉ đồng bộ ứng viên tiềm năng:
  * Thêm điều kiện **Trạng thái = Qualified** hoặc **Cấp độ kinh nghiệm = Senior**.
* Chỉ đồng bộ ứng viên đã đủ thông tin cơ bản:
  * Thêm điều kiện **Đã đủ trường bắt buộc = Đúng (True)**.​

Bạn có thể thêm nhiều điều kiện; hệ thống sẽ chỉ lấy những ứng viên thỏa mãn tất cả điều kiện đó.​

{% hint style="info" %}
**Mẹo:** nếu mới dùng lần đầu, hãy chọn phạm vi hẹp (1–2 trạng thái, 1 nhóm kỹ năng) để đồng bộ thử trước, sau đó mới mở rộng.​
{% endhint %}

***

#### Bước 4 – Xử lý khi có nhật ký đồng bộ lỗi (Sync Log)

Nếu với kết nối này đã từng chạy đồng bộ và **nhật ký đồng bộ (Sync log)** đang ở trạng thái **Thất bại (Failed)**, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo màu vàng: **“Sync Log Already Exists… status: Failed”**.​

Hướng dẫn cho HR:

* Vào phần **Lịch sử đồng bộ (Sync History)**.
* Tìm đúng dòng log có trạng thái Failed.
* Chọn **Thử lại (Retry)** nếu muốn chạy lại, hoặc **Hủy (Cancel)** nếu muốn bỏ nhật ký lỗi đó.
* Sau khi xử lý xong log cũ, quay lại màn hình **Đồng bộ từ ATS (Sync from ATS)** và thực hiện lại bước Lọc & đồng bộ.​

***

#### Bước 5 – Bắt đầu đồng bộ (Start Sync)

Khi đã chọn xong điều kiện lọc:

1. Kiểm tra lại **Kết nối đã chọn (Selected Connection)** và **Điều kiện lọc (Filter Conditions)**.​
2. Nhấn **Bắt đầu đồng bộ (Start Sync)** để hệ thống bắt đầu kéo dữ liệu từ ATS.​

Trong nền, hệ thống sẽ:

* Gửi yêu cầu sang ATS theo kết nối đã chọn.
* Lấy danh sách ứng viên thỏa mãn các điều kiện lọc.
* **Tự động tạo hồ sơ nhân tài** trong Talent TRM cho từng ứng viên (nếu chưa tồn tại), bao gồm:
  * Họ và tên (Full Name), Email, Số điện thoại.
  * Thành phố (Current City), Công ty hiện tại/gần nhất (Latest Company), Số năm kinh nghiệm (Years of Experience).
  * Vị trí mong muốn/Chức danh (Desired Role).
  * Nguồn (Source) = tên ATS (ví dụ: **MBW ATS**).​

***

#### Bước 6 – Kiểm tra kết quả sau đồng bộ trong Kho nhân tài

Sau khi quá trình đồng bộ kết thúc:

1. Vào **Kho nhân tài (Talent Pool)**.
2. Dùng bộ lọc **Nguồn (Source)** để chọn **MBW ATS** (hoặc tên nguồn ATS được cấu hình).
3. Mở một vài hồ sơ mới để kiểm tra:
   * Thông tin liên hệ (Email, Số điện thoại) đã đầy đủ và chính xác.
   * Thành phố, Công ty hiện tại, Số năm kinh nghiệm, Vị trí mong muốn khớp với dữ liệu trên ATS.
   * CV đã được đính kèm (nếu ATS gửi kèm hồ sơ).​

Kết quả mong muốn: ứng viên từ ATS giờ xuất hiện trong Kho nhân tài giống các hồ sơ khác, chỉ khác **Nguồn = MBW ATS** thay vì LinkedIn, Giới thiệu nội bộ (Referral), Import CV, Nhập tay (Manually)…​

***

{% hint style="info" %}

#### Mẹo nhỏ cho HR:

* HR **không cần thao tác kỹ thuật**, chỉ cần:
  * Chọn đúng **kết nối ATS**.
  * Đặt **Điều kiện lọc** dễ hiểu (Trạng thái, Kỹ năng, Thẻ, Cấp độ kinh nghiệm…).
  * Nhấn **Bắt đầu đồng bộ (Start Sync)** rồi kiểm tra kết quả trong Kho nhân tài.
* Nếu thấy cảnh báo về **nhật ký đồng bộ bị lỗi (Sync log Failed)**:
  * Hãy vào **Lịch sử đồng bộ (Sync History)** để **Thử lại** hoặc **Hủy** log cũ, rồi mới chạy đồng bộ mới.​
    {% endhint %}

***

### Kết quả <a href="#kt-qu" id="kt-qu"></a>

* Hệ thống có thêm **hàng chục hoặc hàng trăm hồ sơ chất lượng cao** từ ATS, đã qua sàng lọc và đánh giá.
* Mỗi hồ sơ bao gồm:
  * **Thông tin cơ bản** đầy đủ.
  * **Lịch sử ứng tuyển** từ ATS (tin tuyển dụng, giai đoạn, kết quả, đánh giá).
  * **File CV gốc** và các tài liệu đính kèm.
  * **Ghi chú từ Recruiter/Hiring Manager** trong ATS (nếu có).
* Bạn tiết kiệm thời gian và tận dụng tối đa nguồn ứng viên đã có, thay vì để "lãng phí" khi tin tuyển dụng đóng.


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.mhiring.vn/nhan-vien-tuyen-dung/them-moi-nhan-tai/dong-bo-nhan-tai-tu-he-thong-ats.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.