# Phát hiện & gộp hồ sơ trùng ### Mục tiêu Đảm bảo mỗi nhân tài chỉ có **một hồ sơ duy nhất** trong TRM, tập trung toàn bộ lịch sử tương tác và dữ liệu, tránh trùng lặp do nhập từ nhiều nguồn (website, sàn, Excel, giới thiệu…).​ *** ### Khi nào dùng * Khi nhân tài đi vào TRM từ nhiều kênh khác nhau (website, sàn, file Excel, sự kiện, giới thiệu…), dễ tạo nhiều hồ sơ cho cùng một người.​ * Khi phát hiện trong danh sách có nhiều dòng rất giống nhau (cùng tên, cùng email, cùng số điện thoại, hoặc hồ sơ giống nhau tới 80–90%).​ * Sau các đợt nhập dữ liệu lớn (import Excel, nhập hàng loạt CV) cần rà soát và dọn dẹp dữ liệu.​ *** ### Các bước thực hiện ### Bước 1: TRM tự phát hiện hồ sơ trùng * Khi nhập mới (từ form, từ CV, từ Excel…), TRM sẽ tự so sánh với dữ liệu có sẵn dựa trên các trường nhận diện chính như: * Email chính. * Số điện thoại. * Có thể kèm thêm: đường dẫn LinkedIn hoặc tổ hợp Họ tên + ngày sinh nếu doanh nghiệp cấu hình.​ * Nếu trùng, hệ thống hiển thị thông báo hoặc gợi ý “hồ sơ có thể trùng” để nhân viên tuyển dụng xem xét.​ ### Bước 2: Xem danh sách nghi trùng và mở màn hình gộp * Từ “Trung tâm nhân tài” hoặc màn hình cấu hình dữ liệu, mở phần “Hồ sơ trùng” (danh sách các cặp/bộ hồ sơ nghi trùng).​ * Chọn một nhóm hồ sơ nghi trùng (ví dụ hai hoặc ba hồ sơ cùng là một nhân tài) và mở màn hình “So sánh & gộp hồ sơ”.​ ### Bước 3: So sánh chi tiết các hồ sơ nghi trùng * Màn hình gộp hiển thị song song (2 cột hoặc nhiều cột) các hồ sơ của cùng một nhân tài, cho phép so sánh: * Thông tin liên hệ (tên, email, số điện thoại…). * Thông tin chuyên môn (vị trí mong muốn, lĩnh vực, kỹ năng, kinh nghiệm…). * Thông tin tài chính (mức lương hiện tại/mong muốn…). * Lịch sử tương tác, chiến dịch đã tham gia, ghi chú, tài liệu đính kèm.​ * Nhân viên tuyển dụng quyết định đâu là hồ sơ gốc cần giữ làm **hồ sơ chính**, đâu là hồ sơ phụ sẽ gộp vào.​ ### Bước 4: Chọn dữ liệu giữ lại cho từng trường * Với mỗi trường dữ liệu, chọn giá trị tốt nhất để giữ (ví dụ: email mới hơn, số điện thoại đang dùng, vị trí mong muốn cập nhật gần đây…).​ * Hệ thống hỗ trợ: * Tự ưu tiên dữ liệu đầy đủ hơn/không rỗng. * Giữ lại tất cả nhãn, nguồn, chiến dịch đã gắn trên mọi hồ sơ (không bị mất). * Hợp nhất danh sách tài liệu (CV, chứng chỉ, portfolio…).​ ### Bước 5: Gộp lịch sử tương tác và ghi nhận hoạt động * Khi xác nhận gộp, TRM sẽ: * Gộp toàn bộ lịch sử tương tác, ghi chú, chiến dịch, nhắc việc… về **một hồ sơ nhân tài duy nhất**. * Đảm bảo báo cáo không còn đếm trùng số lượng nhân tài. * Ghi lại trong “Lịch sử hệ thống” (nhật ký): ai đã thực hiện gộp, ngày giờ, gộp những hồ sơ nào.​ ### Bước 6: Xoá hoặc lưu trữ hồ sơ phụ * Sau khi gộp, các hồ sơ phụ có thể: * Được đánh dấu là “đã gộp” và ẩn khỏi giao diện thông thường. * Hoặc đưa vào “Thùng rác” nếu doanh nghiệp chọn xoá mềm, vẫn có thể khôi phục trong một thời gian nhất định.​ * Điều này giúp danh sách nhân tài sạch, không còn nhiều dòng trùng cho cùng một người.​ *** ### Kết quả * Mỗi nhân tài chỉ còn một hồ sơ trung tâm trong TRM, thể hiện đầy đủ và liên tục lịch sử tương tác (góc nhìn 360 độ).​ * Báo cáo về số lượng nhân tài, nguồn, chiến dịch, tỷ lệ chuyển đổi… trở nên chính xác hơn vì không bị “phồng” do trùng hồ sơ.​ * Nhân viên tuyển dụng giảm được nhầm lẫn và tránh tình huống nhiều người trong công ty liên hệ trùng một nhân tài cho các vị trí khác nhau.​ *** ### Lưu ý * Nên thống nhất quy tắc nhận diện trùng (ưu tiên email, sau đó đến số điện thoại, LinkedIn…) và cấu hình rõ trong TRM.​ * Với các hồ sơ “giống tên nhưng khác người”, luôn kiểm tra kỹ số điện thoại, email, lịch sử tương tác trước khi gộp, tránh gộp nhầm hai nhân tài khác nhau.​ * Sau các đợt nhập lớn (Excel, CV), nên lên lịch kiểm tra hồ sơ trùng định kỳ để giữ chất lượng dữ liệu cao.​ --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs.mhiring.vn/nhan-vien-tuyen-dung/quan-ly-ho-so-nhan-tai/phat-hien-and-gop-ho-so-trung.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.