# Tải hóa đơn điện tử và lưu trữ cho kế toán

### Mục tiêu

* Giúp Billing/Finance tải hóa đơn điện tử (e-invoice) dạng PDF hoặc tương đương cho từng kỳ thanh toán.​
* Đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đúng chuẩn để phục vụ hạch toán, quyết toán thuế và tra soát sau này.​

***

### Dành cho vai trò nào

* Billing/Finance – người phụ trách kế toán, thanh toán, lưu chứng từ.​
* Chủ site / Org Admin – có thể được quyền xem/tải hóa đơn để đối chiếu chi phí.​

***

### Khi nào sử dụng

* Sau mỗi kỳ thanh toán (tháng/quý/năm) để tải hóa đơn điện tử tương ứng với đơn hàng.​
* Khi kế toán nội bộ yêu cầu cung cấp bản PDF hóa đơn để hạch toán.
* Khi cần tra soát với nhà cung cấp hoặc với bộ phận kiểm toán/thuế.​

***

### Hướng dẫn: Tải hóa đơn điện tử

#### Bước 1: Vào module Thanh toán – Hóa đơn

1. Đăng nhập MBW\.Admin bằng tài khoản có role Billing hoặc Org Admin.​
2. Vào nhóm Thanh toán, hóa đơn và mã giảm giá → Thanh toán.​
3. Tại đây thường có tab hoặc mục Hóa đơn điện tử / Invoices hiển thị danh sách các hóa đơn đã phát hành.​

***

#### Bước 2: Chọn hóa đơn cần tải

**Trong danh sách hóa đơn, mỗi dòng thường hiển thị:​**

* Ngày phát hành hóa đơn.
* Kỳ áp dụng (tháng/năm).
* Số hóa đơn hoặc mã tham chiếu.
* Số tiền.​

**Thao tác:**

1. Lọc theo thời gian (ví dụ: tháng 03/2026).
2. Xác định đúng hóa đơn tương ứng với đơn hàng/tháng cần lưu cho kế toán.
3. Nhấp vào dòng hóa đơn hoặc nút Chi tiết.

***

#### Bước 3: Tải file hóa đơn điện tử

**Trong màn chi tiết hóa đơn, hệ thống cung cấp tùy chọn:​**

* Tải hóa đơn điện tử (thường là PDF, có thể kèm file XML nếu tích hợp hệ thống hóa đơn điện tử nội địa).
* Nút “Tải xuống / Download” hoặc icon tương tự.

**Thao tác:**

1. Nhấn Tải hóa đơn.
2. Lưu file về thư mục phù hợp trong hệ thống lưu trữ nội bộ (ví dụ: thư mục “Invoices/MBW/2026/03”).

***

### Lưu ý về lưu trữ cho kế toán

* Nên áp dụng cấu trúc thư mục chuẩn, ví dụ:
* Năm → Tháng → Nhà cung cấp → File hóa đơn (PDF/XML).
* Kết hợp hóa đơn điện tử với thông tin từ MBW\.Admin:​
* Đơn hàng chi tiết của tháng (để giải thích dòng chi phí).
* Bất kỳ mã giảm giá/voucher đã dùng trong kỳ đó.
* Đảm bảo thời gian lưu trữ đáp ứng quy định kế toán/thuế (thường tối thiểu 10 năm, tuỳ quốc gia).

<br>


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.mhiring.vn/mbase/mbw-admin/thanh-toan-hoa-don-va-ma-giam-gia/tai-hoa-don-dien-tu-va-luu-tru-cho-ke-toan.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.