# Kịch bản thường gặp

<details>

<summary><mark style="color:blue;">1. Số hóa bộ mẫu thư cũ</mark></summary>

**Ví dụ:** Tôi muốn đưa toàn bộ kho thư mời và thư phản hồi đang lưu tản mát ở các file Word lên hệ thống để quản lý tập trung. Việc này giúp đội ngũ của tôi không còn phải đi tìm file gốc rồi copy-paste thủ công mỗi khi cần gửi thư cho ứng viên.

**Giải pháp:**

* Bước 1: Nhấn Tạo mới.
* Bước 2: Chọn Loại là `invited-email` hoặc loại tương ứng.

<figure><img src="/files/cljeQoABRnmOeckNktfw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Bước 3:Copy nội dung từ file Word vào ô Nội dung.
* Bước 4: Chọn Lưu

{% hint style="success" %} <mark style="color:green;background-color:green;">Mẹo:</mark> <mark style="color:green;background-color:green;">Hãy dùng phím</mark> <mark style="color:green;background-color:green;">`Ctrl + Shift + V`</mark> <mark style="color:green;background-color:green;">khi dán để loại bỏ định dạng thừa từ Word, giúp email hiển thị sạch và đồng nhất hơn.</mark>
{% endhint %}

</details>

<details>

<summary><mark style="color:blue;">2. Phân quyền mẫu theo đơn vị</mark></summary>

**Ví dụ:** Tôi muốn quy định rõ mẫu email nào thuộc về bộ phận nào để nhân viên của tôi không bị rối khi tìm kiếm giữa hàng trăm mẫu. Điều này đảm bảo mỗi phòng ban chỉ sử dụng đúng những mẫu thư dành riêng cho đặc thù chuyên môn của họ.

**Giải pháp:**

* Bước 1: Mở mẫu email cần cấu hình.
* Bước 2: Tại ô Using unit, chọn đơn vị tương ứng (ví dụ: Phòng Hành chính - Nhân sự).
* Bước 3: Nhấn Lưu.

{% hint style="success" %} <mark style="color:green;background-color:green;">Mẹo: Đặt tên mẫu có tiền tố tên phòng ban (ví dụ:</mark> <mark style="color:green;background-color:green;">`[HCNS] - Thư mời`</mark><mark style="color:green;background-color:green;">) giúp việc quản trị danh sách mẫu trở nên khoa học hơn.</mark>
{% endhint %}

</details>

<details>

<summary><mark style="color:blue;">3. Sao lưu dữ liệu mẫu</mark></summary>

**Ví dụ:** Tôi muốn xuất toàn bộ nội dung mẫu email ra file Excel để lưu trữ dự phòng hoặc kiểm tra lại tính chính xác một cách tổng thể. Việc có bản sao lưu bên ngoài giúp tôi an tâm hơn và có thể dùng làm tài liệu đào tạo cho nhân viên mới.

**Giải pháp:**

* Bước 1: Nhấn vào nút Xuất dữ liệu.
* Bước 2: Chọn định dạng Excel và tích chọn các trường quan trọng (Tên mẫu, Loại mẫu, Nội dung HTML).

<figure><img src="/files/QYG3zPGcVWGAVZmxhOU8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Bước 3: Nhấn Tải xuống.

{% hint style="success" %} <mark style="color:green;background-color:green;">Mẹo:</mark> <mark style="color:green;background-color:green;">Chỉ nên xuất các trường dữ liệu thực sự cần thiết để file Excel gọn nhẹ, giúp việc rà soát nội dung diễn ra nhanh chóng hơn.</mark>
{% endhint %}

</details>

<details>

<summary><mark style="color:blue;">4. Tự động hóa chuỗi Onboarding</mark></summary>

**Ví dụ:** Tôi muốn xây dựng một hành trình tiếp nhận nhân sự chuyên nghiệp bằng cách chuẩn hóa các email từ chúc mừng đến hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ. Khi ứng viên nhận được đầy đủ thông tin một cách bài bản, họ sẽ cảm thấy yên tâm và tin tưởng hơn vào môi trường làm việc mới.

**Giải pháp:**

* Bước 1: Tạo các mẫu cần thiết (Thư chúc mừng, Hướng dẫn hồ sơ).
* Bước 2: Sử dụng các thẻ tag tự động để điền thông tin ngày bắt đầu làm việc.
* Bước 3: Gán các mẫu này vào danh sách đơn vị sử dụng phù hợp.
* Bước 4: Chọn mẫu tương ứng khi chuyển trạng thái ứng viên.

{% hint style="success" %} <mark style="color:green;background-color:green;">Mẹo:</mark> <mark style="color:green;background-color:green;">Sử dụng khối ATS Header ở đầu mỗi email để tạo nhận diện thương hiệu công ty một cách chuyên nghiệp ngay từ ngày đầu.</mark>
{% endhint %}

</details>

<details>

<summary><mark style="color:blue;">6. Chuyên nghiệp hóa khi từ chối Offer</mark></summary>

**Ví dụ:** Tôi muốn giữ lại ấn tượng tốt đẹp về doanh nghiệp trong mắt ứng viên ngay cả khi chúng tôi không thể đồng hành cùng nhau. Một mẫu thư từ chối nhẹ nhàng, trang trọng sẽ giúp duy trì mối quan hệ và khiến ứng viên sẵn sàng quay lại khi có cơ hội phù hợp khác.

**Giải pháp:**

* Bước 1: Tạo mẫu email thông báo dành cho ứng viên và chọn loại `reject-email`.

<figure><img src="/files/LJoLM87jqfdVBDj8MvNj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Bước 2: Soạn nội dung bày tỏ sự trân trọng và mong muốn giữ kết nối.
* Bước 3: Lưu mẫu vào hệ thống để bộ phận HR sẵn sàng sử dụng.

{% hint style="success" %} <mark style="color:green;background-color:green;">Mẹo</mark><mark style="color:blue;background-color:green;">:</mark> <mark style="color:green;background-color:green;">Hãy luôn để lại thông tin liên hệ của HR trong mẫu này để ứng viên có thể dễ dàng kết nối lại khi họ có thay đổi về nguyện vọng.</mark>
{% endhint %}

</details>

<details>

<summary><mark style="color:blue;">7. Khắc phục lỗi hiển thị trên di động</mark></summary>

**Ví dụ:** Tôi muốn mọi email gửi đi đều hiển thị đẹp mắt và chỉn chu dù ứng viên xem bằng điện thoại hay máy tính. Việc thư bị vỡ khung hoặc lỗi font sẽ làm giảm uy tín của công ty và gây khó khăn cho ứng viên trong việc tiếp nhận thông tin.

**Giải pháp:**

* Bước 1: Kéo khung Layout chuẩn Email vào vùng soạn thảo.
* Bước 2: Nhập nội dung vào bên trong khung đã kéo.

<figure><img src="/files/bdIAp0f6vrdBxoyAODhG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Bước 3: Nhấn biểu tượng Mobile trên thanh công cụ để xem thử.

<figure><img src="/files/gYw0o3ECDDBKfFoi6MAH" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Bước 4: Nhấn Lưu.

{% hint style="success" %} <mark style="color:green;background-color:green;">Mẹo:</mark> <mark style="color:green;background-color:green;">Tránh sử dụng các hình ảnh có kích thước quá lớn để đảm bảo email tải nhanh và không bị tràn màn hình điện thoại.</mark>
{% endhint %}

</details>


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.mhiring.vn/mats/quan-tri-he-thong/mau-emai-chung/kich-ban-thuong-gap.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.